Переход на электронную трудовую книжку в вопросах и ответах

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ -

УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В ГРЯЗОВЕЦКОМ РАЙОНЕ ВОЛОГОДСКОЙ

ОБЛАСТИ (МЕЖРАЙОННОЕ)

ПРЕСС-РЕЛИЗ    24.01.2020

                                                

Переход на электронную трудовую книжку в вопросах и ответах

          Что изменится для граждан с появлением электронных трудовых книжек и что будет с бумажными?

          С 2020 года в стране будет введена в действие электронная трудовая книжка (ЭТК). До 31 декабря 2020 года гражданам необходимо определиться, в каком виде они хотят формировать свою трудовую биографию (в бумажном или электронном) и подать соответствующее заявление работодателю. Независимо от решения работника, с 1 января работодатели по закону обязаны ежемесячно представлять в Пенсионный фонд информацию обо всех кадровых изменениях в отношении сотрудников организации в электронном виде. Если гражданин решит продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде, работодатель обязан будет вести ее и в бумажном, и в электронном формате. Нужно заметить, что в последующем работник может изменить свое решение и подать в кадры заявление о ведении ЭТК. В том случае, если гражданин согласен вести электронную трудовую книжку, то бумажную трудовую ему выдадут на руки, останется только электронная версия. У тех, кто впервые начнет работать в 2021 году, трудовые книжки сразу начнут формироваться только в электронном формате.

          Какие обязанности возлагаются на работодателей в связи с внесенными изменениями в законодательство?

          В первую очередь нужно сказать, что в срок до 30 июня 2020 года кадровые службы всех организаций обязаны уведомить работников в письменном виде под подпись об изменениях законодательства и о возможности ведения электронной трудовой книжки. До 31 декабря 2020 года необходимо принять от сотрудников заявления о способе ведения трудовой книжки.

          Как было уже сказано, страхователи в 2020 году ежемесячно обязаны представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников, если те были приняты на работу, уволены с работы, переведены с должности на должность или подали заявление о ведении электронной трудовой книжки. Отчетность представляется в Пенсионный фонд не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Если в 2020 году у кого-либо из сотрудников будут отсутствовать случаи, указанные выше, сведения о трудовой деятельности на такое застрахованное лицо представляются работодателем не позднее 15 февраля 2021 года, в них будет указана информация о работе по состоянию на 1 января 2020 года.

          Обращаем внимание, что начиная со следующего года работодатели будут обязаны представлять сведения о кадровых изменениях на всех сотрудников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа, являющегося основанием для приема, увольнения или перевода сотрудника.

          А какие сведения отражаются в отчетности, представляемой на работника, и будут содержатся в электронной трудовой книжке?

          Это прежде всего места и периоды работы гражданина, должность (специальность, профессия), в которой он осуществлял деятельность, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), даты приема, увольнения или перевода на другую работу и основания внесения данных записей (приказы, распоряжения).

          Если понадобится выписка из трудовой книжки, нужно будет идти в ПФР?

          Выписку из трудовой книжки можно, не выходя из дома, распечатать самостоятельно из «Личного кабинета гражданина» на сайте ПФР или Портале госуслуг, можно получить в МФЦ или клиентской службе Пенсионного фонда. Она сразу будет заверена электронной подписью и действительна во всех инстанциях. Кроме того, в "Личном кабинете" на сайте ПФР можно будет наблюдать за всеми вносимыми в нее изменениями. У электронной книжки есть важное преимущество перед бумажной, которую можно потерять или испортить. Например, в нашем районе бывали случаи, когда трудовые книжки работников были уничтожены во время пожара на предприятии. Для их восстановления была проведена очень трудоемкая работа. В случае с электронной книжкой это можно сделать простым нажатием кнопки.

          Какие еще можно назвать преимущества электронной трудовой книжки перед бумажной?

          Прежде всего, это удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности, в любой момент гражданин может проверить правильность информации и сообщить о необходимости внесения изменений работодателю. Кроме того, снижаются издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, появляются дополнительные возможности дистанционного трудоустройства и дистанционного оформления пенсий по данным лицевого счета без документального подтверждения.

          Может ли Пенсионный фонд дать гарантии, что информация не потеряется? Что данные не будут уничтожены или искажены, например из-за хакеров?

          Пенсионный фонд с 1997 года работает со сведениями индивидуального (персонифицированного) учета, за это время накоплен большой опыт. Для обеспечения сохранности и достоверности хранящейся информации применяется самое современное оборудование, использование которого одобрено и рекомендовано регуляторами в области защиты информации. Так что потери данных можно не опасаться.

          Достоверность сведений о трудовой деятельности, представленной работодателями, будет проверять Пенсионный фонд?

          В первую очередь, ответственность за достоверность представляемой информации возложена на работодателя. В компетенции ПФР - только прием сведений о трудовой деятельности граждан. Курировать ведение электронной трудовой книжки в стране будет Роструд.